Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer müssen zeitnah sowie einzeln und getrennt von den sonstigen Betrie­bs­ausgaben erfasst werdenBundesfinanzhof zur Aufzeich­nungs­pflicht eines selbständig tätigen Steuer­pflichtigen für Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer

Der Kläger, der im Streitjahr unter anderem Einkünfte aus selbständiger Arbeit erzielte, bewohnte ein Eigenheim bestehend aus Keller, Erd- und Obergeschoss sowie ausgebautem Dachgeschoss. Seine selbständige Tätigkeit übte er in dem als Arbeitszimmer eingerichteten Dachgeschoss aus. Daneben nutzte er eine im Erdgeschoss gelegene Bibliothek. Im Rahmen seiner Einkom­men­steu­e­r­er­klärung für das Streitjahr erklärte der Kläger unter anderem einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit. Dem lagen Absetzung für Abnutzung (AfA) auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zugrunde. Im Rahmen der Einkom­men­steu­er­ver­an­lagung reduzierte das Finanzamt (FA) die AfA-Beträge und die weiteren Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer. Hiergegen legte der Kläger Einspruch ein. Das FA berücksichtigte daraufhin einen höheren Betrie­bs­aus­ga­be­nabzug für die Kosten des Arbeitszimmers. Mit seiner Klage begehrte der Kläger weiterhin einen Betrie­bs­aus­ga­be­nabzug in der von ihm erklärten Höhe. Das Finanzgericht (FG) wies die Klage mit der Begründung ab, dass die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bereits dem Grunde nach nicht berück­sich­ti­gungsfähig seien, da der Kläger seine Aufzeich­nungs­pflichten nicht erfüllt habe.

Der BFH hat die Auffassung des FG bestätigt. Die Berück­sich­tigung von Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer des Klägers als Betrie­bs­ausgaben bei dessen Einkünften aus selbständiger Tätigkeit sei gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 des Einkom­men­steu­er­ge­setzes (EStG) wegen Verletzung der Aufzeich­nungs­pflicht aus § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG ausgeschlossen. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG seien einzeln und getrennt von den sonstigen Betrie­bs­ausgaben aufzuzeichnen. Die Erfüllung dieser Pflicht sei Voraussetzung für den Betrie­bs­aus­ga­be­nabzug. Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung müssten einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausga­ben­auf­zeich­nungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Eine bloße Belegsammlung reiche nicht aus. Nur so sei die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet. Im Streitfall fehle es an einer solchen Aufzeichnung. Der Kläger habe die zugrunde liegenden Belege über das Streitjahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt. Auch die Erfassung der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Formular der Einnahme-Überschuss­rechnung genüge den Erfordernissen des § 4 Abs. 7 EStG an eine Einze­lauf­zeichnung nicht Das Formular habe nur die gesonderte Erfassung der Abschrei­bungs­beträge und im Übrigen die Angabe der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer in einer Summe vorgesehen.